En ces temps actuels, la dématérialisation des outils de travail s’est popularisée. Travailler à la maison, à l’extérieur… n’est plus un secret pour personne. Seulement, la gestion du temps reste le nerf de la guerre. Comment faire pour gérer son emploi du temps ? Comment faire pour en gagner ?
L’agenda électronique apparaît alors comme l’outil le plus adéquat pour répondre à ces besoins organisationnels.
Voici nos conseils pour gérer votre temps d’une main de maître !
L’agenda électronique : Késako ?
Plus qu’un simple agenda dématérialisé, sa version électronique présente bien des avantages. Hormis le fait de vous aider à organiser votre temps, planifier des évènements, des rendez-vous… les agendas numériques permettent de partager vos disponibilités avec qui vous voulez.
Ainsi, ceux qui disposent de l’accès à votre emploi du temps peuvent savoir à quel moment il est plus favorable de vous consulter. Une bonne façon de vous préserver et de trouver le bon équilibre entre vie pro et perso !
L’autre avantage majeur est la synchronisation de l’agenda sur smartphone, tablette et pc. Plus aucune raison de manquer un évènement grâce au système de notifications et/ou de rappels..
L’agenda électronique : les erreurs récurrentes
Si vous êtes novice en la matière, voici les quelques erreurs à éviter :
- L’agenda trop rempli
Votre emploi du temps se transforme en un agenda de ministre où les rendez-vous et réunions se succèdent sans avoir le temps de dire « ouf ! ».
Le risque : avoir l’impression d’être tout le temps en retard et générer un stress supplémentaire.
- L’agenda imprécis
A force de mettre des plages horaires « occupé » à tout va, personne ne sait s’il est possible de vous déranger en cas d’urgence.
Le risque : perdre en efficacité lors de vos moments « disponible »
- L’agenda « brouillon »
Les congés du mois prochain, la demande de rendez-vous chez le notaire, la réunion du lundi… bref tout s’encroise et s’entrechoque sans pour autant s’y retrouver.
Le risque : mettre tout sur le même plan sans catégoriser, légender avec des couleurs/symboles.
L’agenda électronique : les bons réflexes
- Organiser l’agenda
Avant de se lancer tête baissée, il est indispensable de prendre un temps en début et fin de semaine pour rendre l’agenda le plus fonctionnel possible.
Le lundi, pour faire le point sur les évènements et les missions/tâches à venir. Un moyen d’avoir une vue globale sur la semaine.
Le vendredi, prenez un court moment pour faire le point sur l’organisation de la semaine : ce qui a fonctionné, ce qui mérite d’être amélioré.
- Personnalisé l’agenda
Ne lésinez pas sur les outils de personnalisation à votre disposition. Plus fun que le surligneur, de multiples possibilités s’offrent à vous pour légender, annoter, lister tous les éléments importants de votre semaine.
- Se poser les bonnes questions
En fonction de votre rythme et de vos priorités, il est important de savoir comment vous fonctionnez pour créer un agenda sur-mesure.
Etes-vous plus efficace le matin ou l’après-midi ?
Avez-vous anticipé votre temps de transport dans votre journée ?
Quel est votre ordre de priorité ?
Quels sont les sujets à traiter dans votre semaine ?
Pour gagner en efficacité et en temps la clé est de se connaître ! Votre agenda électronique doit être le reflet de votre façon de fonctionner afin de communiquer au mieux avec votre entourage.
