Chaque année c’est le même refrain, la gestion des vacances se concentre majoritairement autour du mois d’août et des fêtes de fin d’année. En tant que manager, comment gérer l’afflux et les desiderata de tout le monde ? 5 astuces pour s’en sortir.
Depuis l’avènement des congés payés, ce droit a beaucoup évolué au fil des ans, entraînant une complexité du système et des attentes des salariés. En effet, comment continuer d’être productif sans pour autant entacher les vacances de chacun ?
Conseil n°1 : L’AN-TI-CI-PA-TION
On ne le dira jamais assez mais l’anticipation est la règle d’or. Le mieux est de pouvoir enclencher les demandes de congés le plus tôt possible. Dès le mois de janvier, en même temps que les bonnes résolutions, faites parvenir une demande à l’ensemble des salariés pour avoir un aperçu sur l’année. Parallèlement, vérifiez bien que le solde des congés soit à jour afin d’obtenir une actualisation de la situation. Cela permet de connaître les jours à solder de vos collaborateurs et de leur rappeler que les jours perdus ne sont pas obligatoirement indemnisés. En effet, certaines entreprises n’ont pas l’obligation de rémunérer les congés qui n’ont pas été pris avant la date du 30 avril N+1 ou 31 mai N+1. Plus vous serez transparent et vous mettrez à disposition tous les outils pour leur faciliter l’accès à leur droit en matière de congés payés, plus vous gagnerez du temps.
Conseil n°2 : Gardez la tête froide
Il n’y a rien de plus complexe que de devoir « choisir » entre deux demandes de salariés sur la même période de congés. Comment rester impartial sans passer pour un tyran ? Même si les émotions peuvent aider dans la prise de décision de ce qui paraît juste pour soi, il n’en n’est pas toujours de même lorsqu’il s’agit d’autrui. Pour éviter d’être dans la subjectivité, il est important de prendre sa décision par élimination. Autrement dit, ne pas foncer tête baissée avec l’objectif de prendre « la bonne décision » mais plutôt exclure les choix qui ne sont pas envisageables. Le capital humain est un facteur essentiel à prendre en compte cependant, il est important qu’il soit aligné avec le budget de l’entreprise.
Conseil n°3 : Fixer un cadre
Vous êtes en droit de déterminer des périodes de congés à vos salariés. Evidemment, imposer des règles sans communiquer, c’est aller droit dans le mur.
Pour éviter le conflit, organiser une réunion pour faire part des problématiques de l’entreprise. Faites preuve de transparence afin de discuter ouvertement de cette gestion des congés et trouver des solutions collectivement. Il est nécessaire que vos collaborateurs comprennent que la prise de décision ne peut se faire au cas par cas même si leurs besoins seront entendus. En tant que dirigeant, vous devez penser pour l’ensemble du personnel et en fonction des objectifs fixés.
Conseil n°4 : Peser le pour et le contre
Etant donné que l’afflux des congés est prévisible, évaluez au mieux leur coût réel. Lors d’une prise de décision délicate, posez-vous les questions suivantes :
« Quels sont les coûts directs et indirects ? »
« Quelles sont les priorités de mes salariés ? »
« Est-il nécessaire d’embaucher davantage ? »
… autant de questions qui vous aideront à analyser votre gestion des congés et l’absence des salariés lors des périodes clés.
Conseil n°5 : Envisager une fermeture annuelle
Si chaque année, votre entreprise connaît une réelle baisse de son activité, pourquoi ne pas penser à fermer pendant une période ? Consulter les délégués du personnel puis obtenez l’accord des salariés avant de pouvoir mettre en place ce système. Une décision qui peut être bien accueillie car les congés des collègues entraînent souvent une surcharge de travail pour ceux qui restent. La fermeture amène à une forme d’équité. Cependant, prenez bien soin de faire un suivi de congés afin de pouvoir rémunérer au prorata de leurs droits pour ceux qui n’auraient pas acquis assez de jours.
