Au menu aujourd’hui, pas de repas dominical qui s’éternise mais bien une méthode venue des Etats-Unis pour gagner en efficacité. On vous donne les astuces pour cuisiner avec soin cette pratique agile au sein de votre entreprise.

Réunions à rallonge, sujets soporifiques qui ne concernent qu’une partie de l’équipe, Powerpoint sans fin… bref autant de bonnes raisons de faire une réunionite aiguë à chaque fois que l’occasion se présente.

Pour cesser de fuir les réunions, il existe une méthode simple et efficace afin d’évaluer l’utilité d’une réunion : le ROTI pour l’acronyme anglais « Return On Time Invested ». En français, cela donne le retour sur le temps investi.

Comment mettre en place cette méthode en présentiel ?

A la fin d’une réunion, l’animateur demande aux participants de noter l’intérêt de la réunion sur une échelle de 1 à 5 ; 5 étant une excellente réunion et 1 pour une réunion jugée inutile. La méthode est simple et s’applique normalement à chaud, à main levée.

L’idée est de pouvoir répondre à ces questions :

  • Avez-vous bien investi votre temps lors de cette réunion ?
  • Avez-vous appris quelque chose d’utile ?
  • Est-ce-qu’un point important a été creusé et vous aidera à avancer dans votre travail ?

 

1 : Inutile. J’ai perdu mon temps à cette réunion, un compte-rendu aurait été suffisant et m’aurait permis d’avancer sur mes autres tâches.

2 : Réunion insuffisante. Mon temps investi a été bien trop élevé par rapport au résultat obtenu.

3 : Moyenne. Je n’ai pas perdu mon temps, sans plus.

4 : Bonne réunion. Mon retour sur investissement a atteint mes espérances.

5 : Excellente réunion. Au-delà de mes attentes. Le temps que j’y ai passé valait clairement le coup.

 

Certains diront qu’il suffit de faire un tour de table pour récolter les retours. La réalité est que cela ne fonctionne pas. Les dernières personnes auront tendance à calquer leurs avis sur les premières personnes interrogées. Par conséquent, il est difficile d’obtenir des retours sincères de la part des collaborateurs. Ne minimisez pas l’influence que le groupe peut avoir sur les personnes.

Il va de soi que l’environnement doit être favorable. Pour mettre cette méthode en place, il faut être prêt à entendre que la réunion n’a pas été pertinente pour l’un des membres de votre équipe. Les feedbacks sont constructifs à partir du moment où l’animateur n’en fait pas une histoire personnelle.

Le besoin ici est de gagner en efficacité et en pertinence. Si les retours ne sont pas aussi positifs qu’on l’avait imaginé, cela permet de faire preuve d’adaptation et d’ouverture à la critique.

Et à distance, c’est possible ?

Si les réunions en présentiel ne sont pas envisageables, le principe à distance reste inchangé, à un détail près : le vote à main levée. En raison des différences de débit internet, il peut y avoir du lag entre les participants et par conséquent, influencer les notes.

Afin de palier à cette problématique, plusieurs options s’offrent à vous :

  • Agile-tools.fr : un moyen amusant et détourner pour créer un ROTI gratuitement. Il suffit d’envoyer le lien au participant à la fin de la réunion pour récolter les votes.

 

  • La mise en place d’un sondage : avec deux questions – quelle note et pourquoi ? Une fois que les participants ont répondues, ils ne peuvent plus changer leur note.

 

  • Beekast.com : un outil complet qui permet d’organiser des réunions collaboratives en ligne avec un module ROTI pour le feedback

 

Que fait-on des résultats ?

 

C’est bien beau de mettre en place un ROTI si on ne sait pas comment le servir. Blague à part, sans interprétation des résultats, aucune amélioration possible n’est envisageable.

 

  • Comment décrypter les notes les plus basses ?

Cela ne fait pas plaisir mais si certains mettent des notes de 1 ou 2, c’est qu’il y a quelque chose à en retenir. Ils font preuve de sincérité à donner leur avis en toute transparence… alors offrez-leur un espace pour parler librement. Vous pourriez être surpris. Il s’agit d’un processus d’amélioration continue pour gagner en efficacité collectivement.

  • Les notes moyennes ?

C’est la possibilité la plus fréquente si la communication n’est pas libre au sein de l’équipe. La peur de ne pas vexer, de se mettre à mal les dirigeants etc. Le 3 est la meilleure façon pour passer entre les mailles du filet. Néanmoins, vous pouvez contourner le problème en éliminant le 3 du ROTI. Méthode un peu plus radicale, elle permet de récolter un feedback plus tranché : soit c’est inutile soit c’est utile.

  • Et les plus hautes alors ?

Cela va de soi, si les notes sont hautes c’est que la réunion a plu. Cependant, si ce n’est pas le cas de tout le monde, il peut être intéressant de finir sur les retours les mieux notés afin de conclure sur une note positive. Cela permet de mettre en avant les points forts et identifier l’utilité de la réunion pour chaque participant.

 

Bonne nouvelle ! Evaluez l’efficacité d’une réunion grâce au ROTI ne prendra qu’une à deux minutes. Alors qu’attendez-vous pour adopter le ROTI à la fin de vos échanges de groupe ?

Source : www.reussirsesprojets.com /  https://blog.monsieurguiz.fr